El fenómeno de la digitalización incumbe cada vez a más empresas y organizaciones. El avance en tecnología está produciendo lo que se conoce como brecha digital, es decir, establecer diferentes categorías en el acceso, uso o impacto a estas nuevas tecnologías.

La brecha digital es un proceso que está en continua evolución y que tiene como única solución para no caer en ella subirse al carro de la digitalización. Para las empresas, la digitalización es un fenómeno absolutamente imprescindible, porque más allá de ofrecerles ventajas competitivas lo que se consigue con ella es pelear en igualdad de condiciones con otros competidores del sector.

Los datos muestran que España es un país que avanza en el fenómeno de digitalización, al menos sobre el papel, pero siguen existiendo muchos actores que siguen sin adaptar sus organizaciones y equipos a las nuevas tecnologías.

El último informe del Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) indica que España es uno de los países en la OCDE donde más crece el nivel de digitalización en la actualidad. Este mismo informe apunta que estos resultados se deben, en gran medida, a la mejora continua en conectividad a la red de Internet desde diferentes dispositivos.

Las empresas implementan cada día tecnologías digitales más actuales, más innovadoras para su gestión interna, las comunicaciones, el contacto con los clientes, y un buen ejemplo de ello son los servicios en la nube y las centralitas virtuales.

¿Cómo funcionan las centralitas virtuales?

Se conoce como centralita virtual al sistema de telefonía IP que utiliza la infraestructura de comunicaciones de datos para realizar sus funciones, permitiendo gestionar las llamadas recibidas al teléfono de cabecera, organizarlas y desviarlas a otras líneas, fijas o móviles.

Las centralitas virtuales funcionan como las centralitas físicas, esto es, desvían y controlan llamadas que llegan a un número de cabecera, pero reciben el nombre de virtuales porque hacen uso de la tecnología IP. Por esta misma razón también se denominan centralitas telefónicas IP.

De este modo, cuando un cliente llama a la empresa, a los contactos de cabecera que se asocian a la empresa, las llamadas pueden derivarse de manera automática al departamento específico con el que deseaban tener contacto.

Las centralitas virtuales, como las físicas, pueden tener tantas extensiones como se desee, pero con un mayor nivel de ahorro. Una centralita virtual consigue mantener todas las ventajas de un teléfono fijo de cabecera, pero permite que los empleados o responsables de los diferentes departamentos pueden no estar presentes físicamente en la empresa ya que responden ante esas comunicaciones mediante el desvío de llamadas a fijos y móviles.

Estos equipos, más allá del tradicional desvío de llamadas, ofrecen otras funciones como la grabación de llamadas, las colas de espera, las estadísticas de comunicaciones, las locuciones o el menú de voz interactivo.

Estos dispositivos trabajan internamente con el protocolo IP, esto quiere decir que se utilizan las comunicaciones de dato para realizar sus funciones. Las empresas que instalan centralitas virtuales en su organización pueden conectarse a VoIP, a líneas tradicionales de teléfono analógicas o digitales.

¿Qué requisitos son imprescindibles para instalar una centralita virtual en cualquier empresa?

Las centralitas virtuales, siempre que se utilicen de modo adecuado, ayudan a reducir la brecha digital e incorporarse al proceso de digitalización. Aportan modernidad al negocio al tiempo que facilitan al ahorro.

Una centralita virtual permite controlar todas las telecomunicaciones desde un panel de control y monitorizarlas de manera cómoda. Es importante señalar que lo que se controlan son las comunicaciones telefónicas, pues en la actualidad existen muchas vías de contacto entre empresas y clientes o entre los propios empleados de las empresas.

Así, las centralitas telefónicas IP son solo una vía más de contacto de las empresas con sus clientes. El proceso de digitalización de las comunicaciones implica también estar al día en el uso de redes sociales, plataformas como Youtube, servicios de chat online y todo ello encaminado a ofrecer una correcta atención al cliente.

Para disfrutar de las ventajas que ofrecen las centralitas virtuales, el único requisito indispensable es contar con una conexión a internet veloz y potente, pues esto es lo que va a servir como base para optimizar las comunicaciones y fortalecer la relación de la empresa con los clientes.

¿Qué ventajas ofrecen las centralitas virtuales?

Estos equipos ofrecen ventajas relacionadas con la movilidad y la flexibilidad y el ahorro económico. El hecho de que la centralita actúe derivando llamadas a teléfonos fijos y móviles permite que los empleados puedan responder llamadas estando fuera del lugar de trabajo.

Además, con una centralita virtual ya no es necesario adquirir una centralita física, que son aparatos muy costosos que necesitan instalación y que pueden quedar obsoletos en poco tiempo. Los equipos virtuales son más escalables, algo que permite que la empresa pueda seguir creciendo y añadiendo líneas telefónicas y extensiones.

Por último, estos equipos necesitan un menor mantenimiento y un bajo nivel de inversión. Las pequeñas empresas pueden subirse a este proceso de digitalización mediante la instalación de una centralita virtual, siempre que se adapten a las otras vías de contacto con los clientes: redes sociales y plataformas en internet.

DPH BECAS ARTÍSTICAS

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