Sin duda ha oído hablar de las Virtual Data Rooms (VDR) y probablemente las haya utilizado. Sin embargo, encontrar la mejor opción para una sala de datos virtual para sus nuevas empresas, un centro de datos confiable para su negocio o documentos no es tan simple como hacer una búsqueda en Google y leer algunas reseñas, consulte los precios de los mejores data rooms en esta página. La preparación antes de elegir un proveedor de VDR es de suma importancia, y aunque el proceso lleva mucho tiempo, no tiene por qué ser difícil y traerá resultados positivos para su startup, organización empresarial y todas las partes interesadas en el desarrollo de la startup.
Identifique sus necesidades clave
Antes de discutir con colegas o caer en la rutina de investigar las opciones de salas de datos virtuales disponibles, debe tener claro para qué pretende usar una sala de datos virtual y cómo mejorará sus operaciones comerciales actuales en su inicio. También debe analizar honestamente sus opciones (y las de sus colegas) en lo que respecta a la tecnología. Al evaluar las habilidades de los clientes potenciales, es importante continuar mejorando los estándares de desarrollo de startups.
Si no todos en su equipo conocen las capacidades técnicas de las salas de datos virtuales, necesita un VDR que se sepa que es fácil de usar. Además, el servicio al cliente y el soporte para proveedores de servicios de salas de datos virtuales pueden ser importantes, especialmente en el espacio de inicio.
Define todas las funciones que necesitas
Este paso, naturalmente, ayuda a determinar los criterios óptimos para elegir una solución VDR para empresas emergentes. En función de estos criterios, debe decidir qué características clave se adaptan mejor a sus objetivos comerciales específicos. Algunos VDR son simplemente VDR que archivan documentos de forma segura, otros tienen características que admiten la colaboración y la diligencia debida, y algunos amplían aún más las capacidades de gestión de empresas emergentes complejas.
Las características de las salas de datos virtuales generalmente se dividen en las siguientes categorías: seguridad, que obviamente es la máxima prioridad al elegir un VDR para el sector de inicio. Las violaciones de documentos no solo interrumpen las transacciones, sino que también destruyen las empresas y sus reputaciones, poniendo en riesgo miles, si no millones, de datos personales. Cuando compre un VDR, no elija nada que no cumpla con los estándares de seguridad vigentes.
Una sala de datos virtual debe incluir opciones de autenticación de dos factores para reducir la probabilidad de robo de contraseñas, métodos de encriptación sólidos para proteger los documentos y un sello digital para evitar ataques de piratas informáticos en sus empresas emergentes. Para obtener más información sobre las funciones de seguridad, pregunte a su proveedor de seguridad de la sala de datos virtual qué soluciones ofrecen y qué funciones están incluidas en su plan de precios.
Función de flujo de documentos
Algunos proveedores de VDR permiten que los equipos almacenen documentos y archivos y ofrecen búsqueda de texto, Excel integrado y visor de documentos, varios filtros, etc., y configuración de permisos. En este sentido, es importante verificar la configuración de autorización al comprar una solución VDR. ¿VDR tiene una opción para mostrar solo datos confidenciales? ¿Puedo compartir un documento con un colega, pero al mismo tiempo restringir las referencias a ciertas partes del documento? Las soluciones de los proveedores de servicios de VDR varían y pueden afectar la colaboración y la seguridad de los documentos.
La función de control de calidad tiene muchos nombres, pero su capacidad básica es la funcionalidad para buscar y solicitar documentos y archivos adicionales en la plataforma. Esta es una característica obsoleta ya que hay formas más convenientes de controlar el proceso. Si realmente necesita agilizar el proceso de descubrimiento, considere las opciones de gestión de diligencia debida. Análisis (también conocido como “registro de navegación”). Debe buscar un VDR que proporcione datos sobre todos los usuarios, actividades, archivos y documentos en una sala de datos virtual.
Esto es útil no solo para la seguridad, sino también para la gestión minuciosa de proyectos, ya que le permite identificar obstáculos potenciales, evaluar el nivel de interacción del usuario y evitar trabajo innecesario. Atención al cliente: para evaluar la capacidad de respuesta de la atención al cliente de VDR, puede chatear con atención al cliente en línea o llamar a atención al cliente por teléfono. Incluso si utiliza salas de datos virtuales en diferentes zonas horarias, debe prestar atención al servicio de atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Tenga en cuenta su presupuesto al elegir una solución VDR para su puesta en marcha
VDR es muy asequible pero tiene un modelo de precios diferente. Antes de comenzar su búsqueda, asegúrese de tener un presupuesto aproximado, ya que esto lo ayudará a reducir su búsqueda de proveedores de VDR. Considere también la duración del inicio (que debe tenerse en cuenta incluso si se desconoce la duración) y la cantidad de usuarios del espacio de datos virtual. Los precios generalmente se basan en uno de los siguientes factores:
Número de usuarios: algunos proveedores de VDR solo permiten inicios de sesión para administradores y múltiples usuarios, y cada usuario adicional puede costar dinero extra. Al comprar una solución VDR, debe considerar cuántos usuarios (incluidos los administradores) tiene y cuántos usuarios permitirá usar VDR por una tarifa adicional.
Tamaño de almacenamiento virtual: el precio por volumen de VDR no es ideal para la mayoría de los usuarios porque significa que paga por el almacenamiento en función de la cantidad de gigabytes (GB) que usa en su inicio. Sin embargo, este precio puede funcionar para proyectos pequeños con pocos documentos de texto.
Conteo de documentos (también conocido como costo por página): aunque el método de costo por página está algo desactualizado, muchos proveedores de servicios de VDR aún lo usan. Una vez más, este precio puede ser útil para proyectos muy pequeños y bien definidos, pero para empresas emergentes más grandes o proyectos con variables desconocidas, la determinación de costos unidireccional puede generar costos adicionales, decisiones complejas y posibles compensaciones.
Funciones disponibles: Los diferentes planes de los proveedores de soluciones VDR ofrecen diferentes funciones que pueden afectar el precio final.
Tarifa plana: a menudo adecuada para grandes empresas emergentes con muchas variables. Esto generalmente significa que los proveedores de VDR cobran una tarifa mensual que incluye usuarios y almacenamiento ilimitados. Dicho precio no solo ayuda a planificar el proyecto financiero, sino que también ayuda a los propietarios y participantes activos de la puesta en marcha a evitar gastos inesperados. La tendencia actual es que cada vez más proveedores de VDR se están moviendo hacia un modelo de precio fijo.
